Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis en matière de traitement des données personnelles. Cet article vise à dresser un panorama des conséquences du RGPD pour les entreprises et à évoquer les bonnes pratiques à mettre en place pour se conformer aux exigences légales.
Comprendre le RGPD et son champ d’application
Le RGPD est un règlement européen qui a pour objectif de renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens et d’harmoniser les législations nationales en la matière. Il s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors qu’elles traitent des données personnelles concernant des résidents de l’Union européenne.
Ainsi, le RGPD concerne non seulement les entreprises basées dans l’UE, mais également celles qui sont situées hors de l’UE mais qui proposent des biens ou services aux citoyens européens ou qui surveillent leur comportement. Par conséquent, son impact est mondial et oblige les entreprises à revoir leurs pratiques en matière de collecte, traitement, stockage et partage des données personnelles.
Les principaux changements induits par le RGPD
L’une des grandes nouveautés du RGPD est l’introduction du principe d’accountability, qui impose aux entreprises de pouvoir démontrer à tout moment leur conformité avec les règles en matière de protection des données. Pour ce faire, elles doivent notamment mettre en place une documentation adéquate et tenir un registre des activités de traitement.
Le RGPD renforce également les droits des personnes concernées, qui disposent désormais d’un droit à la portabilité de leurs données et d’un droit à l’oubli, en plus des droits déjà existants (accès, rectification, opposition, etc.). Les entreprises doivent donc être en mesure de répondre rapidement et efficacement aux demandes des personnes concernées.
En outre, le RGPD prévoit des obligations spécifiques pour certaines catégories d’acteurs, tels que les sous-traitants (qui traitent des données pour le compte d’autres entreprises) et les responsables conjoints du traitement (qui partagent la responsabilité du traitement avec d’autres entreprises). Ces acteurs doivent notamment conclure des contrats spécifiques avec leurs partenaires pour encadrer les transferts de données personnelles.
Les sanctions encourues en cas de non-conformité
Le RGPD est assorti d’un régime de sanctions particulièrement dissuasif, avec des amendes pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, selon le montant le plus élevé. Les autorités nationales de protection des données (telles que la CNIL en France) sont chargées de veiller au respect du RGPD et peuvent prononcer ces sanctions en cas de manquement aux obligations prévues par le règlement.
Il est à noter que les sanctions peuvent être prononcées non seulement en cas de violation des principes et obligations du RGPD, mais aussi en cas de non-respect des procédures prévues pour garantir la conformité (par exemple, en cas de défaut de désignation d’un délégué à la protection des données ou de réalisation d’une analyse d’impact).
Les bonnes pratiques pour se conformer au RGPD
Pour assurer leur conformité avec le RGPD, les entreprises doivent adopter une approche globale et proactive, qui passe notamment par les étapes suivantes :
- Mener un audit pour identifier les traitements de données personnelles réalisés au sein de l’entreprise et les risques associés, ainsi que pour vérifier l’adéquation des mesures techniques et organisationnelles mises en place.
- Désigner un délégué à la protection des données (DPO), qui sera chargé de veiller à la conformité avec le RGPD et de conseiller l’entreprise sur les actions à mener.
- Rédiger et mettre en œuvre des politiques internes relatives à la protection des données personnelles, telles qu’une politique de confidentialité ou un plan d’action en cas de violation de données.
- Sensibiliser et former les collaborateurs aux enjeux liés à la protection des données personnelles et aux obligations du RGPD.
- Mettre en place des processus adaptés pour répondre aux demandes des personnes concernées et pour gérer les incidents de sécurité.
Le RGPD, une opportunité pour les entreprises
Loin d’être uniquement une contrainte, le RGPD peut constituer une véritable opportunité pour les entreprises. En effet, en mettant en place une gouvernance des données personnelles efficace et transparente, elles peuvent renforcer la confiance de leurs clients et partenaires et ainsi se démarquer de leurs concurrents.
Par ailleurs, l’adoption de bonnes pratiques en matière de protection des données peut permettre aux entreprises d’optimiser la gestion de leurs traitements de données et de réduire les risques associés (perte, vol, divulgation non autorisée, etc.). Enfin, le respect du RGPD est également un gage de conformité avec les autres réglementations nationales et internationales relatives à la protection des données personnelles.
Dans un contexte où la protection des données personnelles est au cœur des préoccupations des citoyens et des pouvoirs publics, il est essentiel pour les entreprises d’adopter une démarche proactive afin d’assurer leur conformité avec le RGPD et ainsi préserver leur image et leur pérennité.
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